Auditoría en ventas: importancia y cómo hacerla

Las auditorías en ventas es una herramienta de análisis detallado de los procesos de ventas, lo cual implica la revisión de cada uno de los aspectos que conforman el área, es decir, las personas y el software que se emplea para el manejo de la información y parte de la estrategia. Esta herramienta la podemos ver como una oportunidad para garantizar que nuestro equipo se desempeñe en un alto nivel de cumplimiento en cuanto a los objetivos y metas de la empresa.

Aunque el término “auditoría” pueda ser un poco terrorífico en algunas ocasiones para cualquier equipo dentro de la compañía, esto no es más que la oportunidad de encontrar aquellas brechas que podemos trabajar para minimizarlas y ampliar o potenciar el crecimiento, también para fortalecer nuestros procesos y encontrar oportunidades de mejora.

¿Por qué es importante realizarla?

Antes de definir la importancia de la auditoría, cabe destacar que existen diferentes formas de llevarlas a cabo, una de ellas se asocia con los procesos contables o la comercial que está ligada a procesos puntuales como campañas, puestos de trabajos, ofertas entre otros tópicos.

Las principales ventajas de realizar una auditoría en ventas para  tu empresa es:

• Evaluación periódica que permitirá mejoras escalonadas
• Mantener al equipo capacitado en áreas necesarias 
• Localizar tempranamente retos que puede perjudicar tu operación
• Monitorear nuestro recorrido del comprador y procesos post venta
• Mejorar procesos y recursos de apoyo
• Estandarizar protocolos de atención y venta

En complementación de estas ventajas de la auditoría, podemos sumarle que su importancia radica en que vamos a tener más claridad de la operación que nuestro equipo está desarrollando y a su vez nos permite identificar esos puntos que podemos replicar u optimizar.

Previo a la auditoría

Ahora que sabemos el aporte significativo que puede brindarnos esta auditoría, para realizarla debes prever los siguiente recursos: 

Una vez que tienes este contexto, será más fácil abordar las siguientes preguntas:

1. ¿Mi equipo de ventas tiene una rutina de trabajo clara y orientada a la productividad sana?
2. ¿Los representantes de ventas tienen todos los recursos necesarios para realizar su labor?
3. ¿Mi equipo está en conocimiento de los KPI´s que trabajamos? ¿qué hacemos para cumplirlos?
4. ¿Conozco la motivación de mi equipo? ¿qué hago para mantenerla o ayudar a aumentarla?

Durante el proceso

Una vez identificados los aspectos previos a la auditoría en ventas; entramos al proceso de evaluar el contenido que estamos proyectando:

1.  Abordando la presentación de ventas ¿se involucran las personas necesarias?
2. ¿La presentación de ventas actual nos ayuda a concretar un siguiente paso?
3.  ¿Nuestra presentación de ventas refleja en su estructura claramente la propuesta de valor?

Ruta estratégica

Al llegar a este punto es importante definir cómo se está gestionando la estrategia:

1. ¿Cuál es el seguimiento en la generación de leads y la gestión de cotizaciones?
2. ¿Mi equipo de ventas está alineado con marketing?
3. ¿Con qué frecuencia revisamos el cumplimiento de los objetivos con mi equipo?
4. ¿Realizo retroalimentación constante?
5. ¿Los informes me brindan los datos que deseo obtener y a su vez son claros y prácticos? ¿con qué frecuencia los revisamos?
6. ¿Existe algún área que requiera más esfuerzo de evaluación?

Etapa de resultados 

Dicho este punto, frecuentemente luego de implementar la auditoría en ventas, el qué hacer con los resultados puede determinar la eficiencia de la misma; las siguiente preguntas puede guiarte en este paso:

1. ¿La información que estoy obteniendo es útil para mi y mi equipo?
2.  ¿Hay certeza en los datos obtenidos?
3. ¿La información de nuestros leads está debidamente categorizada?
4. ¿Tengo un plan de acción para trabajar en los procesos de mi equipo comercial que nos generen retorno?
5. ¿Qué recursos requieres para mejorar el panorama?

Este proceso escalonado, puede variar y por la naturaleza de tu empresa y sus actividades pueden surgir otras preguntas que orientarán los elementos a optimizar y a los cuales se deben potenciar.

Toda actividad en un departamento comercial es auditable, es decir se puede monitorear y tener control para mejorar esos procesos. Desde ventas es útil para analizar perfiles de puesto, métricas, costos, rescates de lead trabajados, clientes potenciales, registro de información, sesiones recurrente, rutinas, herramientas entre otros elementos  a los cuales en dependencia de resultados puede modificar o ajustar.

En resumen, las auditorías en ventas son herramientas cíclicas en cuanto a su actualización y seguimiento para estar alineados con las exigencias de los clientes actuales, convirtiéndola en un elemento fundamental para potenciar el crecimiento de las empresas y la armonía en los equipos de ventas. Además en comparación a otro tipo de auditorías tradicionales, la de ventas busca más personalización y robustecer los procesos de un negocio.

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